最近は発狂しそうなほど忙しくなってきたので、ウェブ予約システムを取り入れることに決めた。ウェブ予約を利用する人が増えれば業務効率が上がり患者にも当院にもメリットが増えるだろうと考えている。
最新のウェブ予約システムは細かい設定ができる。ウェブ予約で考えられるデメリットは、ほとんど排除して構築することが可能だ。例えば予約システムの閲覧・利用は、当院で直接IDとパスワードを配布された患者だけに限定することで、なりすましなどによる恣意的な予約や、無断キャンセルの被害を未然に防ぐことができる。初診時から誰でも予約できるような状況にしてしまえば門戸が広がる反面、予約の混乱などのデメリットが拡大する可能性がある。
1度に予約できるコマ数や予約期間なども設定できる。キャンセル待ちしている患者には、キャンセルが出たら即時にメールを自動送信できるようになっている。予約日当日に送るべきリマインダメールも、決めた時間に自動送信することが可能だ。ちなみに、リマインダメールというのは、要するに予約時間の再確認を促すためのアラーム機能みたいなものだ。患者もリマインダメールを受け取るようになれば、予約したのをスッカリ忘れていた、なんてことも避けられる。万が一臨時休業しなくてはならなくなった時なども、登録している患者にメールを一括送信することができるから、予約者全員に電話する手間も省けるかもしれない。
何より患者自身がウェブ上で予約状況を確認出来れば、電話して予約が空振りに終わるということも減り、患者側も鍼灸院側も徒労に帰すことを避けられる。ウェブ上では24時間予約が可能だから、鍼灸院側としては営業時間外に電話されてイラッとすることも減るだろう。実際にウェブサイトなどで営業時間を公にしていても、知ってか知らずか、営業時間外に電話してくる患者がたまにいる。
ウェブ予約のシステムは予め業者によって大まかな形が構築されているが、細かい仕様は自分で作り上げるのがベストだ。初めて試すシステムだからイマイチ使い勝手がわからず遅々として作業が進まなかったが、10日ほどでほぼ完成に近づいた。早ければ来月には始動できそうな感じだが、とりあえずは試験的に導入して、様子をみてみようと考えている。
